5 reguli simple de eficiență

Zilnic avem de făcut multe lucruri. Trebuie să rezolvăm sarcinile date de șefi, să învățăm pentru examen, să ducem mașina în service, să luăm copilul de la creșă. Ah, și să nu uit să sun pentru a-l înscrie pe prichindel la cursul de înot!

Mi-am adunat câteva reguli de eficiență personală, dintre care 5 m-au ajutat cel mai mult:

1. Începe întâi cu sarcinile cele mai neplăcute

Nu amâna din nou să termini acea situație care o ai de trimis de ceva vreme. Oricât de neplăcută ar fi, începe-o și termin-o ca să scapi odată de ea. Evitând sarcinile neplăcute le vei trage la nesfîrșit după tine și oricum până la urmă va trebui să le rezolvi. Începe și termin-o acum.

2. Pe locuri – fiți gata – foc

Acest obicei te ajută mult la rezolvarea problemelor care nu ești sigur cum să le faci: definește ce trebuie să faci, stabilește un plan simplu și fă-o! Chiar și dacă nu ai planifica totul perfect dă-i drumul. Vei putea corecta oricând din mers.

3. Regula celor 2 minute

David Allen în GTD definea regula celor două minute: dacă apare o sarcină care îți ia mai puțin de două minute pentru a o rezolva – fă-o în acel moment. S-ar putea să îți ia mai mult să o planifici, gândești, notezi, decât să o rezolvi și gata.

Pune mâna și dă acel telefon care știi că va dura maxim un minut. Nu îl mai programa.

4. Fără multitasking

Asculți radio-ul, verifici mailul, începi raportul lunar. Apare un mail interesant, lași raportul să vezi ce scrie în mail, deschizi atașamentul, verifici linkul din fișier. Au început știrile la radio, te oprești din celelalte să asculți noutățile. Așa nu vei ajunge nicăieri.

Se întâmplă două lucruri: vei face mai prost tot ce faci, neconcentrându-te pe fiecare lucru în parte și, paradoxal, vei pierde timp. Întrucât începerea unei noi sarcini înseamnă un timp de acomodare cu ea și de concentrare pe ce ai de făcut, vei consuma în acest fel mai mult timp decât dacă ai dedica porțiuni mai largi de timp fiecărei sarcini până la finalizarea ei. Așadar fă câte un lucru pe rând și fă-l bine.

5. Inbox gol

O problemă comună atunci când primești multe mailuri: le marchezi necitite până când se adună 200 de mailuri necitite și de rezolvat. Așa că va trebui să vii din nou să lucrezi duminică pentru a aduce totul la zi.

În clipa în care primești un mail alege ce ai de făcut și fă-o atunci. Dă reply în acel moment, sau adaugă în to-do-list ce vei avea de făcut ca urmare a acelui mesaj. Păstrează mereu cutia de mesaje goală, nu lăsa să se umple.

Care dintre aceste reguli le-ai încercat până acum și ți-au fost de folos? Ştii alte obiceiuri care pot fi de ajutor?