Tophabits

Dezvoltare personala de la A la Zen

Pomodoro: Cum să devii eficient în 4 paşi simpli

Determine your priorities and focus on them.

– Eileen McDargh –

Când am întâlnit prima oară tehnica Pomodoro mi s-a părut o glumă. Tehnica roșiei? Ei bine, roșia aceasta este una dintre cele mai bune tehnici existente în lume pentru a deveni mai eficient.

De câte ori nu ți s-a întâmplat să termini ziua simțind că nu ai realizat aproape nimic? Că ai alergat în toate părțile, dar mâine va trebui să o iei cu toate de la început? Zi de zi, aceeași poveste, aceeași lipsă de satisfacție.

Împarte-ți timpul în pomodoros

Pomodoro pornește de la împărțirea timpul în mai multe intervale ( = pomodoros), în care te focalizezi pe o singură sarcină. În loc să lucrezi la raport, să arunci un ochi pe mail, să dai rapid câteva telefoane la clienți și eventual să vezi pe messenger ce mai face partenerul de viață, te concentrezi să faci un singur lucru într-un interval de timp definit.

Prin experiențe succesive s-a stabilit că lungimea optimă a unui pomodoro este de 25 de minute. În aceste 25 de minute realizezi un singur lucru: termini raportul, sau scrii un articol, sau dai telefoane la clienți. Nu faci nimic altceva în paralel. Și nu lași nimic să te distragă de la ceea ce faci.

Cum funcționează?

În primul rând, dimineața stabilește-ți prioritățile: pietrele mari și cele mici. Apoi definește cu ce vei începe: alege să începi ziua cu sarcina cea mai importantă pentru tine. Pune-o prima în lista zilei. Alege a doua sarcină, a treia ș.a.m.d.

1. Folosește un timer

Când ești gata să începi prima sarcină, pornește un cronometru, şi setează-l să îți semnalizeze când s-au terminat cele 25 de minute. Nu folosi un ceas obișnuit! Trebuie ca în intervalul unui pomodoro să nu te uiți în continuu cât timp mai ai, ci să te concentrezi doar pe a termina ce ai de făcut.

Poți folosi un ceas de bucătărie obișnuit, cum este acesta (îl rotești la 25 de minute, iar apoi îl ignori până când timpul s-a scurs) sau un software care să te anunțe, vezi aici un exemplu. Ar putea fi și un timer digital.

Eu am folosit pînă acum software-ul de mai sus și nu sunt mulțumit, având tendința de a mă uita mereu pe ecran să verific cât timp mi-a mai rămas. Caut un timer digital, pe care vreau să îl folosesc de acum încolo. Are și avantajul că este mai mic și îl pot purta cu mine acasă, la lucru sau în deplasări.

2. Concentrează-te pe ceea ce ai de făcut

Odată pornit un pomodoro, stai concentrat pe ceea ce ai de făcut. Nu începe nici un alt task în paralel. Te vei confrunta de acum cu două tipuri de întreruperi posibile:

întreruperi interioare: deodată îți amintești că luna viitoare este ziua unui coleg și simți nevoia urgentă să suni să verifici exact când va fi. Este ca și cum nu ai putea suna mai târziu să afli, ci trebuie acum. Revino la ce făceai!

Lasă-ți la îndemână o foaie de hârtie și un creion. De acum, notează aici tot ce îți apare în minte și trebuie să faci ulterior. Le vei face când vei avea timp liber.

întreruperi exterioare: Sună telefonul, prietenii îți scriu pe messenger sau skype, te caută cineva etc. Spre exemplu, în timp ce scriam m-a sunat un prieten. Nu am răspuns, îl voi suna mai târziu. Am un prieten care nu răspunde la nici un telefon când lucrează, indiferent de la cine este. O face de câțiva ani și a ratat o singură urgență în atâția ani.

Aici abordările sunt diferite: Dacă ești în timpul programului de lucru încearcă să nu răspunzi și să îi suni înapoi mai târziu. Închide mess-ul și skype. Celor care îți bat la ușă cere-le să aștepte 20 de minute (le poți spune cinstit că ești implicat în ceva ce nu poți întrerupe pentru 20 de minute). Nu vei reuși mereu, uneori va trebui să întrerupi ce făceai și să răspunzi la telefon, poate este directorul comercial :). Pe măsură ce vei experimenta, vei constata însă că 95% dintre evenimentele urgente care apar și îți solicită intervenția, nu sunt chiar urgente și pot aștepta.

Dacă ești în timpul liber, abordarea este mult mai simplă: închide messenger, skype, scoate cablul de internet, închide telefonul (sau pune-l pe silențios) și spune-le celor din apropiere că lucrezi și nu vrei să fii deranjat pentru o perioadă. După ce încerci de câteva ori vei vedea că toate urgențele vor dispărea în mod miraculos.

Cu riscul de a mă repeta, este esențial ca în timpul fiecărui interval de lucru  să îți dezvolți obiceiul de a te focusa doar pe ceea ce ai de făcut și să elimini distracțiile. Succesul tehnicii stă tocmai în alternanța efort intens – relaxare. Tony Schwartz, în cartea sa “The power of full engagement” detaliază foarte bine beneficiile acestei alternanțe la marii performeri. O carte excelentă, pe care ți-o recomand.

3. Fă pauză, iar apoi reia

Când s-a terminat un pomodoro, fă o pauză de 5 minute. Obligatoriu! Poți să te întinzi, să bei apă, să mănânci un fruct, să vorbești la telefon, să citești ceva etc. Dar oprește-te din ceea ce făceai.

Cel mai important este să te deconectezi de la ceea ce făceai, să permiți creierului să se  elibereze de la aspectele pe care era concentrat. Eu obișnuiesc să fac puțin stretching, eventual să citesc ce a apărut pe feed-urile RSS la care sunt abonat.

După pauză, ia-o de la capăt cu următorul pomodoro și următoarea sarcină, sau continuarea celei începute. În special la început, dacă ți se pare prea lung intervalul de 25 de minute, scurtează-l la 10-15 pentru a ți se potrivi mai bine propriei personalități, până vei reuși să stai concentrat timp de 25 de minute.

4. Încheie un ciclu

Grupează-ți sarcinile în cicluri de 4 pomodoro (cu pauzele de rigoare), iar când l-ai terminat pe al patrulea, ia o pauză de 20-30 de minute. După două ore de activitate trebuie să te relaxezi, pentru a putea începe un nou ciclu focusat din nou.

Vei constata că pe măsură ce practici devii tot mai concentrat pe ceea ce faci și îți îmbunătățești rezultatele. O să poți să realizezi mult mai multe în perioade mai mici decât o făceai până acum, fiind însă focusat doar pe ce vrei să obții. Încearcă tehnica și lasă-mi un scurt mesaj: cum a funcționat la tine? Ce a mers și ce nu? Ce rezultate ai obținut?

sursa foto