Time management şi priorităţi

Sunt tânără, sunt studentă şi cel mai adesea ziua mi se pare mult prea scurtă pentru toate lucrurile care aş vrea să le fac, locurile în care vreau să ajung şi oamenii pe care vreau să îi întâlnesc. Am participat odată la un training pe time management, iar din nebunia de instrumente care mi-a fost prezentată, de liste, listuţe, prioritizări şi alte câteva liste, aş vrea să vă spun ideile pe care le-am reţinut şi pe care chiar am ajuns să le folosesc.

De obicei, reuşesc să mă organizez mental, dar uneori pur şi simplu ajung să fiu copleşită. Acest lucru se întâmplă din cauza amânării repetate a unor sarcini sau când pur şi simplu, prinsă în cotidian, uit de anumite evenimente pe care mi le-am propus, cum ar fi împrumutarea unei cărţi sau telefonarea unui prieten de care îmi era dor.

În aceste situaţii, majoritatea oamenilor apelează la scrierea unei liste de activităţi. Le notezi, le vizualizezi şi ai satisfacţia de a bifa, rând pe rând, fiecare subiect notat. Mai simplu nu se poate.

În situaţii şi mai aglomerate, obişnuiesc să folosesc The Time Management Matrix, un instrument foarte simplu în care ordonezi activităţile după două criterii: importanţă şi urgenţă (importanţa pe axa verticală, iar urgenţa pe cea orizontală):

time-management-matrix

Astfel, după ce ţi-ai aranjat tot ceea ce ai de făcut în aceste cadrane, evident vei începe cu ceea ce este important şi urgent. Odată terminate aceste task-uri, te poţi îndrepta spre puţin important, dar urgent. În momentul în care ai ajuns în acest punct, nu vei mai fi atât de stresat, şi îţi poţi concentra asupra a ceea ce este important, deşi nu este urgent. Fii atent, deoarece amânarea acestor activităţi le va face să devină urgente. În final, evident rămân activităţile neimportante şi puţin urgente.

Până la urmă, acest instrument este unul de bun-simţ, pe care mintea ta îl foloseşte uneori zilnic inconştient, dar uneori, când simţi că te pierzi, că eşti copleşit, că nu mai ştii ce este important şi ce nu, poate fi de un real ajutor.

Fă lucrurile pe rând, şi oricât de presat ai fi de timp, nu uita de unul din principiile filozofiei FISH! Dacă ai început un task, nu te grăbi doar să-l bifezi pe listă, ci fă-l aşa cum trebuie. Pentru că până la urmă, satisfacţia va veni doar dintr-un lucru bine-făcut. Altfel, s-ar putea să trebuiască să revii asupra task-ului şi intri într-un cerc vicios.

Vorbeam mai devreme cu un prieten vechi şi îmi spunea că a participat la mai multe traininguri pe time management şi totuşi niciunul nu a dat rezultatele aşteptate. Majoritatea acestor traininguri vor sa te transforme într-un individ eficient 100% la locul de muncă, capabil să delege responsabilităţi şi care prezintă ca fiind „puţin importante şi puţin urgente” acele activităţi care sunt personale, relaxante, care îţi provoacă plăcere.

Personal, nu sunt de acord cu această abordare, iar deseori pe matricea mea la rubrica de urgent şi important pot apărea întâlniri cu prietenii sau ieşiri în oraş pentru relaxare.

Îţi doresc să faci în fiecare zi ceea îţi doreşti, ceea ce este important pentru tine, iar în cele din urmă să ai tot mai rar mustrări pentru neîmplinirea lucrurilor pentru care pretinzi că nu găseşti timp!